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“檔案信息化”,了解它,3點就夠了

來源:中國電子政務網   點擊:132次   時間:2021年03月15日

  科技時代的來臨,帶來了許多新鮮的技術,也有了許多新型的辦公手段,其中檔案管理工作就是其中的一個受益者。而這種新方式就是“檔案信息化”

  “檔案信息化”到底是什么呢?具體是什么意思呢?對于檔案管理工作有哪些提升呢?今天就與大家分享一下,檔案信息化到底是什么意思?用三點帶你了解,記得收藏。

  往期也分享了關于檔案管理的其他專業知識,感興趣的朋友可以查看往期,關注并回復“檔案管理”即可領取精心準備的資料

  一、 信息化的由來

  20世紀計算機技術和通信技術的成功融合和廣泛應用,從根本上改變了信息處理的方式,并以這種改變推動了人們生活方式和工作方式的徹底變革。

  如今,信息化已經成為全球共同的路徑選擇,成為世界各國的發展戰略,成為各行各業的建設重點。

  檔案信息化是國家信息化、地區信息化、行業信息化和機構信息化的重要組成,也是當代檔案學理論和實踐的核心任務。

  二、 檔案信息化的概念

  簡而言之,檔案信息化是指應用信息技術生成、管理、開發利用檔案的過程,亦有檔案信息化工作、檔案信息化建設、檔案管理信息化、檔案工作信息化等稱謂。

  而具體上我們可以從三點了解檔案信息化的概念:

 。ㄒ唬 動態概念

  信息化本身是一個漸進的過程,信息技術不斷發展,信息資源不斷豐富,技術應用不斷擴展,資源開發不斷深入,社會變革不斷產生。

  檔案信息化隨著社會整體信息化的推進而不斷發展,每一個新的進展都是前一階段的結果, 同時又是下一發展階段的新起點。

  因此,無法就某國家、地區、行業、單位是否實現了檔案信息化進行回答,只能分析其檔案信息化建設的狀態和水平。

 。ǘ 以信息技術為前提

  信息技術應用是檔案信息化的起點,也是其最基本的特征。信息技術在檔案管理中的應用是全方位地,涵蓋檔案從生成到永久保存或銷毀的整個過程。

  如電子文件的生成、紙質館藏數字化、檔案自動標引、檔案信息網絡檢索等。

 。ㄈ 多要素綜合作用的過程

  信息技術只是檔案信息化的一個要素,在應用信息技術生成、管理、開發利用檔案的過程中,還有其他多個非技術因素在共同起作用。

  包括符合檔案信息化要求的檔案管理業務、人才、標準規范、政策法規、管理體制與機制等。

  “三分技術、七分管理”,檔案信息化的成果,往往不在于技術本身的先進程度,而更多地取決于非技術因素的支撐程度,取決于技術、非技術因素之間的匹配程度。

  以上就是檔案信息化的概念,大家可以通過這幾點了解檔案信息化,歸根結底,這就是一個檔案管理工作的新型工作方式。

  這個工作方式通過現在的信息技術手段來對檔案管理的過程進行信息化的轉型,而所使用的工具,就是“檔案管理系統”

檔案管理系統將檔案信息化的概念執行到完整,將現在檔案管理工作的強度減輕,提高工作效率。

  那如果是你,你會選擇哪種工作方式?你會認同這種方式嗎?

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